Inteligência Artificial no Webmail

Conceito

Os novos recursos incorporam algoritmos avançados de IA ao Webmail da SOPRO MAIL, proporcionando automação e inteligência na leitura, resposta e redação de e-mails. O objetivo é aumentar a produtividade, facilitar a comunicação e garantir uma experiência mais eficiente e personalizada para os usuários.

Principais Características

• Resumo de E-mails: Geração automática de resumos concisos das mensagens recebidas, destacando informações relevantes para leitura rápida.
• Sugestão de Respostas Rápidas: Sugestões automáticas de respostas baseadas no contexto do e-mail, podendo ser enviadas com apenas três cliques.
• Assistente de Escrita: Auxílio na redação de novos e-mails, com sugestões de frases, correção gramatical e dicas de estilo.
• Personalização: Usuário pode configurar o comportamento do assistente, definindo características como tom, concisão e detalhamento das respostas.

Privacidade

Cada interação é processada apenas com base no conteúdo do e-mail e no prompt do usuário. A IA SOPRO MAIL não tem acesso à caixa postal do usuário, e as informações não são utilizadas para geração de conteúdo ou treinamento do modelo de IA.

Modelo de cobrança

• Disponível gratuitamente para todas as caixas postais SOPRO MAIL Premium (50 GB+).

Requisitos para utilização

• Ter contratado e ativado o produto SOPRO MAIL Premium (50 GB+).

Configuração e ativação 

Painel de controle:

O administrador da organização precisará configurar/habilitar os recursos de IA na aba “Configurações de serviços”, conforme padrão de alguns aplicativos conhecidos como Deck, E-mail Registrado, Forms e Skyoffice.

A configuração via Painel é aplicada em 03 (três) possíveis níveis:

1. Ambiente do cliente
2. Todos o Domínio
3. Caixa postal individual

Figura 1 – Ilustração de configuração via ambiente do cliente

Figura 2 – Ilustração de configuração via caixa postal

Uma vez configurado/ativado no Painel de controle, o usuário deverá acessar o Webmail através do seguinte caminho: 

1. Webmail
2. Configurações
3. Preferências
4. Inteligência Artificial

Figura 3 – Configurações disponíveis

 

Opções de configuração individual:

• Ativar/desativar o assistente de IA (Padrão: Sempre ativado).
• Definir características desejadas para o comportamento do assistente (Exemplo visual abaixo).

Fluxo de Uso / Passo a passo

🗒️Resumo de E-mails:

• Recurso que analisa automaticamente o conteúdo das mensagens recebidas e apresenta um resumo claro e direto, permitindo ao usuário entender rapidamente o que é mais importante sem precisar ler o e-mail inteiro.

Figura 4 – Resumo de e-mail

Como utilizar?

1. Abra o e-mail desejado.
2. Clique no botão “Resumo”.
3. Uma janela/modal será exibida com o resumo gerado pela inteligência artificial, destacando os principais pontos do e-mail para facilitar sua leitura (Imagem abaixo).

1. Após leitura do resumo, o usuário terá as opções de fechar a modal, retornando assim para o conteúdo do e-mail, ou sugerir uma resposta para a IA.

 

↩️Sugestão de respostas rápidas:

• As sugestões de respostas rápidas com IA analisam o contexto do e-mail recebido e oferecem sugestões automáticas, permitindo respostas ágeis, contextualizadas e adequadas ao tom da conversa, tudo com apenas três cliques.

Figura 5 – Sugestão de respostas rápidas

Como utilizar?

1. Abra o e-mail que deseja responder.
2. Clique no botão “Sugerir respostas” localizado na interface do e-mail.
3. A inteligência artificial irá analisar o conteúdo da mensagem e gerar sugestões automáticas de resposta, exibidas na tela (imagem a seguir).

1. Escolha a sugestão que melhor se encaixa no contexto do e-mail e clique para utilizá-la.
2. Confirme o envio ou, se preferir, descarte a sugestão e solicite uma nova opção (botão responder, ou Fechar) .

 

Ponto de atenção: a inteligência artificial exibirá até três sugestões de respostas rápidas por vez, podendo apresentar menos opções conforme o contexto do e-mail analisado.

 

✍️Assistente de Escrita:

• O Assistente de Escrita com IA apoia a criação e a resposta de e-mails ao sugerir frases, corrigir automaticamente erros e ajustar o texto ao estilo desejado pelo usuário, garantindo uma comunicação mais clara, profissional e eficiente.

Figura 6 – Assistente de escrita de e-mails

 

Como utilizar?

1. Acesse a tela de composição de e-mail (novo e-mail ou resposta a uma mensagem recebida).
2. Digite seu pedido ou objetivo no campo destinado ao assistente, como “Sugira uma resposta cordial” ou “Crie um e-mail de solicitação”.
3. Pressione a tecla Enter após digitar o pedido para acionar a IA, que irá analisar o contexto e gerar uma sugestão de assunto e corpo do e-mail, já adaptados ao estilo desejado.
4. Confira as opções apresentadas:
   1. Você pode utilizar a sugestão gerada (Botão utilizar).
   2. Descartar e solicitar uma nova (Botão Descartar).
   3. Ou solicitar outra resposta para a IA (Botão Gerar outra resposta).

1. Finalize o e-mail revisando o conteúdo, anexando arquivos se necessário e enviando normalmente.

Casos de uso

• Leitura rápida de e-mails extensos ou complexos:

O usuário recebe um e-mail longo, como um relatório ou ata de reunião, e utiliza o recurso de resumo para visualizar os principais pontos sem precisar ler todo o conteúdo.

• Respostas ágeis em conversas rotineiras:

Ao receber solicitações frequentes, como aprovações de tarefas, confirmações de recebimento ou agradecimentos, o usuário pode utilizar as respostas rápidas sugeridas pela IA para responder em poucos cliques.

• Redação de e-mails profissionais:

O assistente de escrita auxilia na criação de mensagens claras e bem estruturadas, sugerindo frases, corrigindo erros gramaticais e adaptando o tom conforme a necessidade (formal, cordial, objetivo).

• Personalização do estilo de comunicação:

Usuários que preferem respostas mais concisas, detalhadas ou com linguagem específica podem configurar o assistente para gerar conteúdos alinhados ao seu perfil.

• Comunicação interna entre equipes:

O recurso facilita o envio de atualizações rápidas, feedbacks ou notificações entre membros da equipe, mantendo o padrão de clareza e profissionalismo.

• Gestão de tempo e priorização:

Ao receber grande volume de e-mails, o usuário pode utilizar os resumos automáticos para identificar rapidamente quais mensagens exigem ação imediata.

• Treinamento e adaptação do assistente:

Usuários podem treinar o comportamento da IA para evitar termos agressivos, priorizar clareza ou adaptar o tom conforme o destinatário, tornando o recurso ainda mais útil em diferentes contextos.

• Onboarding de novos colaboradores:

Novos membros da equipe podem utilizar o assistente para entender rapidamente o contexto de projetos, responder dúvidas comuns e se comunicar de forma adequada com diferentes áreas da empresa.

• Atendimento ao cliente:

Profissionais de suporte podem agilizar respostas a dúvidas frequentes, solicitações de informações ou acompanhamento de tickets, garantindo agilidade e padronização no atendimento.

• Comunicação com fornecedores e parceiros:

O assistente pode sugerir respostas para negociações, confirmações de entrega, solicitações de orçamento ou acompanhamento de contratos, facilitando o relacionamento externo.

Limitações Técnicas

• A inteligência artificial processa exclusivamente o conteúdo do e-mail analisado, sem acesso a dados históricos, informações de outros usuários ou do ambiente SOPRO MAIL/cliente.
• O número de sugestões automáticas de respostas rápidas é limitado a até 3 opções por vez, podendo ser inferior dependendo do contexto do e-mail.