Notes

O Notes é uma funcionalidade integrada à plataforma SOPRO MAIL de Colaboração que permite criar, organizar e compartilhar anotações de maneira simples, intuitiva e segura.

Seu propósito é tornar a gestão de informações pessoais e colaborativas mais fácil e eficiente, garantindo uma experiência visual consistente e total integração com os demais serviços da SOPRO MAIL.

Configuração e Ativação do Notes

O processo seguirá o padrão dos add-ons da SOPRO MAIL, com controle centralizado pelo administrador da organização:

Nível de Controle

• Domínio específico: O administrador poderá liberar a funcionalidade apenas para caixas postais vinculadas a um domínio selecionado.

  

   

   

• Organização: O administrador poderá ativar o Notes para todas as caixas postais da organização.

  

• Caixa postal individualizada: O administrador poderá definir se cada caixa postal terá acesso ao Notes. Porém, ao ativar nas camadas Organização ou Domínio, todas as caixas postais serão habilitadas. Para desativar individualmente, basta acessar a configuração de serviço da caixa postal no Painel de Controle.

  

Acesso as Notes

Via Webmail:

• Acesso comum e padrão para usuários de caixas postais SOPRO MAIL.

Via SoproBox:

• Acesso padrão para usuários SoproBox, e caixas postais SkyExchange.

   

Como faço para criar uma anotação?

1. Acesse o Notes

   • Pelo Webmail (menu lateral) ou pelo SoproBox (menu superior), conforme imagens acima.

2. Clique em “Nova nota”

   • O botão está localizado no topo da tela a esquerda.

3. Escreva o conteúdo da nota

   • Use o editor no painel direito.

   • É possível aplicar formatação Markdown (negrito, listas, links, etc.).

     

   • A partir do momento em que se aciona o botão para criar nota, e gera conteúdo a ela, a nota já está criada. Nos passos seguintes as instruções serão para organizar as anotações.

      

4. Organize a anotação

   • De um nome a anotação, clique nos … ao lado da anotação e denomine:

     

     

   • Em seguida, selecione ou crie uma categoria para melhor organização.

     

     

   • Para criar uma nova, basta digitar o nome da categoria dentro do campo.

   • Ao categorizar, você poderá filtrar pela categoria e ter acesso a anotação de forma mais rápida e clara (imagem abaixo):

     

5. (Opcional) Favoritar a nota

   • Clique no ícone de estrela para marcar como favorita.

   • Este processo é interessante, visto que anotações importantes, se manterão em destaque, exemplos abaixo:

     

   • Veja na imagem a seguir que, acessamos outra anotação e mesmo assim a anotação favorita segue em destaque.

     

6. (Opcional) Compartilhar

   • Use o menu de compartilhamento para permitir acesso a outros usuários da organização.

     

     Formas de compartilhamento:

     • Pesquisando por usuários, e adicionando-os individualmente.

     • Por link compartilhado, disponível para uso interno ou externo. Qualquer pessoa que possua o link poderá visualizar a anotação.

     • Link interno – Apenas usuário da organização em posse do link terão acesso.

       Importante: O criador da anotação, poderá definir os seguintes níveis de visualização: Somente visualização, Edição ou Personalizar o compartilhamento.

7. (Opcional) Log de Atividades

   • Ao acionar o menu de compartilhamento, o usuário poderá acessar a aba denominada “Atividades” que apresentará todas as ações realizadas naquela anotação.

     

8. (Opcional) Controle de versões

   • No mesmo local de compartilhamento, o usuário terá acesso a aba “Versões” que apresentará todas as versões salvas da anotação.

     

   • O controle de versões, permite renomear uma versão, ou baixar a versão da anotação.

      

9. (Opcional) Configurações do Notes

   • Neste local o usuário poderá configurar a nova funcionalidade.

     

     Destaque para os seguintes itens que podem ser configurados:

     1. Pasta que as anotações ficam armazenadas no SoproBox.

     2. Tipo de extensão de arquivo.

     3. Lista de atalhos disponíveis.

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   Detalhes importantes

   • Formatação das anotações em linguagem Markdown. 

     Markdown: É uma linguagem de marcação leve que permite aplicar formatação ao texto usando símbolos simples. Com ela, você pode criar títulos, listas, negrito, itálico, links e outros elementos diretamente na anotação, sem precisar de menus complexos.

   • Na área de escrita da anotação, há uma barra de ferramentas que oferece recursos para aplicar formatação e tornar a nota mais organizada e visualmente atraente.