Módulo Agendamento

 

Conceito

A funcionalidade Agendamento permite que qualquer pessoa, interna ou externa à organização, reserve horários disponíveis diretamente no calendário de forma prática e segura. O organizador define sua disponibilidade e compartilha o link de agendamento, possibilitando que participantes agendem compromissos sem necessidade de troca de e-mails ou acesso prévio ao sistema. Todo o processo é realizado online, com confirmação automática por e-mail, tornando a gestão de compromissos mais eficiente e acessível para todos os públicos.

Principais Características

• Criação de horários de agendamento públicos ou privados.
• Controle detalhado de disponibilidade: horários, limites diários, tempo de preparação antes/depois do evento.
• Página de reserva personalizada para participantes, com título, localização, descrição e duração.
• Confirmação de reserva via e-mail, garantindo validade do participante.
• Detecção automática de conflitos de horário.
• Integração com o Talk: criação de sala de reunião online diretamente pelo calendário.
• Notificações automáticas para alterações e cancelamentos.

Modelo de cobrança

• Ferramenta disponível gratuitamente a todos os usuários que utilizam o aplicativo calendário da SOPRO MAIL.

Requisitos para utilização

Organizador da agenda:

• Ter acesso ao SoproBox e utilizar o aplicativo Calendário.
• Ter acesso a internet.

 

Participante do evento:

• Ter acesso a internet.
• Agendamentos públicos, basta acessar a página de perfil do organizador.
• Agendamentos privados, é necessário receber a URL da agenda do organizador.
• Necessário informar o nome e e-mail válido para confirmar reservas.

 

Configuração e ativação 

• Não requer configuração, basta cumprir com os requisitos de utilização que o usuário terá acesso ao recurso.

Fluxo de Uso / Passo a passo

Organizador da agenda:

1. Acessar o calendário, identificando o local da funcionalidade. 

1. Clique no + e preencha os dados do formulário para a criação da agenda.

Campos importantes e suas funções:

1. Campo – Criar uma sala de conversa: permite ao organizador criar automaticamente uma sala virtual no Talk para cada agendamento reservado. Assim, ao confirmar o compromisso, o participante recebe um link exclusivo para acessar essa sala de conversa online, facilitando reuniões ou atendimentos virtuais diretamente a partir do agendamento.
2. Campo – Duração: define quanto tempo cada compromisso reservado irá durar. Por exemplo, ao escolher uma duração de 30 minutos, cada agendamento feito ocupará esse período na agenda do organizador.
3. Campo – Incremento: define o intervalo entre os horários disponíveis para agendamento. Por exemplo, se o incremento for de 30 minutos, os participantes poderão reservar horários de meia em meia hora. Assim, o organizador controla a frequência das opções e mantém a agenda organizada.
4. Campo – Visibilidade: Permite escolher quem pode acessar o link do agendamento. O agendamento pode ser público (qualquer pessoa pode ver e reservar) ou privado (apenas quem recebe o link pode acessar).
5. Campo – Calendários adicionais para verificar conflitos: permite ao organizador selecionar outros calendários que devem ser considerados ao disponibilizar horários para agendamento. Assim, o sistema verifica se há eventos nesses calendários e evita oferecer horários que já estejam ocupados, garantindo que não haja conflitos entre compromissos em diferentes agendas.
6. Agrupamento “Adicionar um tempo antes e depois do evento”: Esses campos permitem reservar um tempo extra no calendário, antes e/ou depois de cada compromisso agendado. Isso garante intervalos para preparação ou descanso, evitando compromissos em sequência sem pausas.
7. Agrupamento “Restrições de planejamento”:
   1. Campo – Tempo mínimo antes da próxima vaga disponível: Define quanto tempo de antecedência é necessário para reservar um horário. Assim, o organizador não é pego de surpresa com reservas em cima da hora.
   2. Campo – Máximo de vagas por dia: Limita quantos agendamentos podem ser feitos em um mesmo dia, ajudando a evitar sobrecarga na agenda.
8. Campo – Limite de tempo para reserva de agendamentos futuros: controla até quando no futuro os participantes podem agendar compromissos, evitando reservas para datas muito distantes e facilitando o controle da agenda.

 

1. Ao final do preenchimento e configuração do formulário, o usuário deverá acionar o botão Salvar, que retornará um pop-up de confirmação de criação do agendamento (imagem abaixo).

Importante: As duas ações disponíveis no pop-up, botão “visualizar” ou “Copiar o link”, dará acesso ao organizador a página principal do evento (imagem a seguir). O organizador poderá neste momento copiar e compartilhar o link.

 

1. Os agendamentos criados serão exibidos abaixo do menu do recurso no calendário.

Ações disponíveis ao organizador:

1. Visualizar: direcionará o organizador a página do agendamento.
2. Copiar o link: permitirá copiar e se for o caso divulgar o link do agendamento.
3. Editar: permitirá ao organizador retornar ao formulário para realizar ajustes.
4. Excluir: apagará o agendamento.

 

Participante do evento:

1. Em posse do link para o agendamento, o participante deverá selecionar a data e definir o melhor horário para o compromisso.

 

1. Na sequência o participante preencherá o seu nome, e-mail, campo opcional de texto e acionará o botão “Marcar o agendamento”.

1. Uma mensagem aparecerá na tela do participante, solicitando a confirmação da reserva no e-mail direcionado para a sua caixa postal.

1. Neste momento o participante deverá confirmar a reserva no e-mail.

1. Após confirmar a reserva, uma nova mensagem é apresentada em tela com agradecimento, confirmação da reserva, e possibilidade de marcar outra agenda, ou visualizar as vagas disponiveis.

1. Importante: Se no momento do agendamento houver algum conflito de agendas, a mensagem abaixo será direcionada ao participante, com a possibilidade de consultar vagas disponiveis.

 

 

 

 

1. O item 6 é o passo final do participante, ao confirmar a participação. Na visão do organizador o evento já estará disponível no seu calendário.

Ponto de atenção: 

Detalhe para imagem acima, a seta mostra o link da sala virtual, devidamente criada no Talk. Ao ser acionado, ou se o organizador acessar o Talk, ele terá a sala virtual do evento (imagem abaixo): 

Casos de uso

• Marcação de reuniões individuais ou em grupo: Permite que colaboradores, clientes ou parceiros reservem horários para reuniões, sem necessidade de troca de e-mails ou mensagens para combinar datas e horários.
• Agendamento de atendimentos, consultorias ou entrevistas: Facilita o processo de reserva para serviços como suporte técnico, consultorias especializadas, entrevistas de emprego ou reuniões de onboarding, tornando o fluxo mais ágil e organizado.
• Reservas para treinamentos, webinars ou eventos internos: Organizadores podem disponibilizar horários para sessões de treinamento, webinars ou eventos corporativos, permitindo que os participantes escolham o melhor horário disponível.
• Gestão de agenda para profissionais com múltiplos compromissos: Profissionais que atendem diversos clientes ou equipes podem controlar sua disponibilidade, evitando conflitos de horários e sobrecarga na agenda.
• Integração com salas virtuais: Ao criar uma sala de conversa automaticamente para cada agendamento reservado, o recurso facilita reuniões online, entrevistas remotas ou atendimentos virtuais, tornando o processo mais prático para todos os envolvidos.
• Controle de disponibilidade e limites diários: Ideal para quem precisa limitar o número de atendimentos por dia, garantir intervalos entre compromissos ou evitar reservas em cima da hora, proporcionando maior organização e qualidade no atendimento.

Limitações Técnicas

• Cancelamento de agendamento: esta ação é restrita apenas ao organizador.
• Dependência de internet: Tanto o organizador quanto os participantes precisam estar conectados à internet para acessar o calendário, visualizar horários disponíveis, realizar reservas e receber.
• Necessidade de confirmação por e-mail: A reserva só é efetivada após o participante confirmar o agendamento por meio do link enviado por e-mail. Caso o e-mail não seja recebido ou confirmado, o horário permanece disponível para outros participantes (não há integração com outro tipo de ferramenta de comunicação, como por exemplo, aplicativos mobile Whatsapp, ou mensagem de texto).